Kostenlose Fassung
Kostenloser Urlaubsplaner in Excel
Der komplette Jahreskalender für Ihr Team: Feiertage und Schulferien aller 16 Bundesländer rechnet die Datei selbst aus, den Resturlaub ebenfalls. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse, ohne Gegenleistung.
Version 1.13 · Stand 18.09.2025 · .xlsx · ab Excel 2010
Der Download startet sofort. Danach einmal Rechtsklick auf die Datei → Eigenschaften → „Zulassen", sonst öffnet Excel sie nur in der geschützten Ansicht.
Was die Datei kann
Sie ist nicht abgespeckt. Alles, was zur Planung gehört, ist drin.
Team statt Einzelperson
Beliebig viele Mitarbeiter, gruppiert in Teams oder Abteilungen, jeweils mit Personalnummer. Neue Zeile einfügen genügt.
Feiertage rechnen sich selbst aus
Ostern verschiebt sich jedes Jahr, Fronleichnam gilt nicht überall, der Buß- und Bettag nur in Sachsen. Die Regeln für alle 16 Bundesländer sind hinterlegt – und je Mitarbeiter wählbar.
Schulferien gleich mit im Bild
Wer weiß, wann Sommerferien sind, weiß auch, wann die Anträge kommen. Die Ferientermine stehen für jedes Bundesland bereit.
Resturlaub ohne Nachrechnen
Anspruch, Übertrag, genommen, verbleibend – für jede Person, jederzeit aktuell. Halbe Tage inklusive.
Mehr als nur Urlaub
Beantragt und genehmigt getrennt, dazu Krankheit, Sonderurlaub, sonstige Abwesenheit und Urlaubssperren.
Kein Passwort, kein Blattschutz
Sie dürfen alles ändern: Spalten einfügen, Farben anpassen, eigene Formeln ergänzen. Nur die Musterzeile sollte stehen bleiben.
So sieht die Legende aus
Die Farben lassen sich in der Tabelle ändern – in der Premium-Fassung über eine Maske und mit bis zu neun eigenen Einträgen.
Ein Blick hinein
In fünf Minuten eingerichtet
- Datei freigeben. Rechtsklick → Eigenschaften → „Zulassen" ankreuzen. Sonst bleibt Excel in der geschützten Ansicht.
- Bundesland wählen. Auf dem Blatt „Feiertage" den Standort eintragen – oder je Mitarbeiter einzeln, wenn Sie mehrere Standorte haben.
- Mitarbeiter eintragen. Die Beispielzeilen überschreiben und weitere Zeilen einfügen. Die Musterzeile bleibt stehen.
- Urlaubsanspruch hinterlegen. Tage pro Jahr und gegebenenfalls den Übertrag aus dem Vorjahr.
- Planen. Kürzel in die Tageszellen eintragen – die Legende steht direkt daneben.
Wenn es mehr werden soll
Premium nimmt Ihnen die Handarbeit ab
Dieselbe Datei, aber mit Eingabemasken statt Zellenarbeit, einem Knopf für den Jahreswechsel samt Resturlaubsübertrag, einer Jahresübersicht je Mitarbeiter und PDF-Export. Einmalig 29,90 €, Updates enthalten.
Häufige Fragen zur kostenlosen Fassung
Welche Excel-Version brauche ich?
Die kostenlose Fassung ist eine gewöhnliche .xlsx-Datei und läuft in jedem Excel ab 2010, in Excel für Mac und grundsätzlich auch in LibreOffice Calc.
Die Premium-Fassung nutzt VBA-Makros für die Eingabemasken. Die brauchen Excel für Windows. In Excel für Mac laufen die Masken nur eingeschränkt, in Excel im Browser gar nicht. Der Kalender selbst und alle Formeln funktionieren überall.
Warum blockiert Excel die Datei beim Öffnen?
Weil sie aus dem Internet stammt. Excel markiert solche Dateien als „geschützte Ansicht". Rechtsklick auf die Datei, dann Eigenschaften, dort „Zulassen" ankreuzen und die Datei öffnen.
Bei der Premium-Fassung kommt die Freigabe der Makros dazu.
Wie stelle ich den Planer auf ein neues Jahr um?
In der kostenlosen Fassung kopieren Sie das Kalenderblatt und ändern oben die Jahreszahl. Feiertage, Ferien und Wochenenden rechnen sich daraufhin automatisch neu.
In der Premium-Fassung genügt ein Klick auf „Kalender für nächstes Jahr erzeugen". Der Resturlaub wandert dabei automatisch als Übertrag ins neue Jahr.
Wir haben Standorte in mehreren Bundesländern.
Bei jedem Mitarbeiter lässt sich ein eigenes Bundesland wählen. Feiertage und Ferien werden dann zeilenweise passend markiert – ein Mitarbeiter in Bayern bekommt Fronleichnam frei, der Kollege in Berlin nicht.
Wie bilde ich Teilzeitkräfte ab?
Über die unternehmensweit freien Tage lässt sich das Wochenende erweitern. Wer immer mittwochs frei hat, bekommt diesen Tag dauerhaft markiert, und er zählt nicht als Urlaub.
Kann ich die Datei an unsere Bedürfnisse anpassen?
Ja, vollständig. Es gibt keinen Blattschutz und kein Passwort. Spalten einfügen, Farben ändern, eigene Formeln ergänzen – alles erlaubt und ausdrücklich vorgesehen.
Nur die Zeile mit der Beschriftung „Musterzeile (nicht löschen!)" sollte stehen bleiben: Sie ist die Vorlage für die Formatierung neuer Mitarbeiter.
Wo liegen unsere Personaldaten?
In Ihrer Datei, auf Ihrem Laufwerk. Der Planer sendet nichts, lädt nichts nach und braucht keine Internetverbindung.
Es gibt keinen Server, auf dem Ihre Mitarbeiterdaten liegen – auch nicht bei mir.
Diese Datei wird gepflegt: Versionsverlauf ansehen. Die jeweils neueste Fassung steht immer hier auf dieser Seite.