Häufige Fragen
Wenn Ihre Frage hier nicht steht, schreiben Sie mir einfach an info@urlaubsplaner-excel.de. Ich antworte selbst.
Technik
Welche Excel-Version brauche ich?
Die kostenlose Fassung ist eine gewöhnliche .xlsx-Datei und läuft in jedem Excel ab 2010, in Excel für Mac und grundsätzlich auch in LibreOffice Calc.
Die Premium-Fassung nutzt VBA-Makros für die Eingabemasken. Die brauchen Excel für Windows. In Excel für Mac laufen die Masken nur eingeschränkt, in Excel im Browser gar nicht. Der Kalender selbst und alle Formeln funktionieren überall.
Warum blockiert Excel die Datei beim Öffnen?
Weil sie aus dem Internet stammt. Excel markiert solche Dateien als „geschützte Ansicht". Rechtsklick auf die Datei, dann Eigenschaften, dort „Zulassen" ankreuzen und die Datei öffnen.
Bei der Premium-Fassung kommt die Freigabe der Makros dazu.
Bei uns sind Makros durch die IT gesperrt.
Das ist in größeren Unternehmen üblich und richtig so. Es gibt drei Wege: die Datei in einen als vertrauenswürdig hinterlegten Ordner legen (Trust Center, vertrauenswürdige Speicherorte), die IT um Freigabe für diese eine Datei bitten, oder die kostenlose Fassung nutzen – die kommt ohne Makros aus.
Wie viele Mitarbeiter verkraftet die Datei?
Die Zeilenzahl ist nicht begrenzt. In der Praxis wird das Blättern ab etwa 150 Zeilen träge, weil sehr viele bedingte Formatierungen gleichzeitig greifen.
Die Premium-Fassung hat dafür einen Leistungsmodus, der die Formatierungen vereinfacht und das Arbeiten wieder flüssig macht.
Nutzung
Wie stelle ich den Planer auf ein neues Jahr um?
In der kostenlosen Fassung kopieren Sie das Kalenderblatt und ändern oben die Jahreszahl. Feiertage, Ferien und Wochenenden rechnen sich daraufhin automatisch neu.
In der Premium-Fassung genügt ein Klick auf „Kalender für nächstes Jahr erzeugen". Der Resturlaub wandert dabei automatisch als Übertrag ins neue Jahr.
Wir haben Standorte in mehreren Bundesländern.
Bei jedem Mitarbeiter lässt sich ein eigenes Bundesland wählen. Feiertage und Ferien werden dann zeilenweise passend markiert – ein Mitarbeiter in Bayern bekommt Fronleichnam frei, der Kollege in Berlin nicht.
Können wir Betriebsferien oder eigene freie Tage eintragen?
Ja. Unter den automatisch berechneten Feiertagen gibt es einen Bereich für zusätzliche freie Tage, die für alle gelten.
Wie bilde ich Teilzeitkräfte ab?
Über die unternehmensweit freien Tage lässt sich das Wochenende erweitern. Wer immer mittwochs frei hat, bekommt diesen Tag dauerhaft markiert, und er zählt nicht als Urlaub.
Kann ich die Datei an unsere Bedürfnisse anpassen?
Ja, vollständig. Es gibt keinen Blattschutz und kein Passwort. Spalten einfügen, Farben ändern, eigene Formeln ergänzen – alles erlaubt und ausdrücklich vorgesehen.
Nur die Zeile mit der Beschriftung „Musterzeile (nicht löschen!)" sollte stehen bleiben: Sie ist die Vorlage für die Formatierung neuer Mitarbeiter.
Kauf und Lizenz
Muss ich jedes Jahr neu kaufen?
Nein. Einmal gekauft, dauerhaft genutzt. Updates sind enthalten und kosten nichts.
Was genau ist in einem Update enthalten?
Neue Funktionen, Korrekturen und die Aktualisierung der Feiertags- und Ferientermine.
Sie laden die neue Fassung in Ihrem Downloadbereich herunter und übernehmen Ihre bisherigen Daten mit einem Klick auf „Daten aus vorheriger Version ziehen".
Für wie viele Personen gilt die Lizenz?
Die Einzellizenz gilt für eine Person. Wenn mehrere Kolleginnen und Kollegen die Datei pflegen sollen, schreiben Sie mich bitte kurz an – dafür gibt es eine Firmenlizenz.
Bekomme ich eine Rechnung?
Ja, automatisch per E-Mail, mit Rechnungsnummer und Ihrer Anschrift. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus.
Kann ich widerrufen?
Bei digitalen Inhalten erlischt das Widerrufsrecht, sobald der Download beginnt – dem stimmen Sie beim Kauf ausdrücklich zu.
Genau deshalb gibt es die kostenlose Fassung: Damit sehen Sie vorher, wie der Planer aufgebaut ist und ob er zu Ihnen passt. Wenn technisch etwas nicht funktioniert, schreiben Sie mir – dann finden wir eine Lösung.
Ich habe vor Jahren gekauft und komme nicht mehr in mein Konto.
Geben Sie im Downloadbereich einfach Ihre E-Mail-Adresse ein, dann bekommen Sie einen Anmeldelink. Ein Passwort brauchen Sie nicht mehr.
Falls die Adresse von damals nicht mehr existiert: kurze Mail an mich, ich schalte Sie manuell frei.
Datenschutz
Wo liegen unsere Personaldaten?
In Ihrer Datei, auf Ihrem Laufwerk. Der Planer sendet nichts, lädt nichts nach und braucht keine Internetverbindung.
Es gibt keinen Server, auf dem Ihre Mitarbeiterdaten liegen – auch nicht bei mir.
Was speichern Sie über mich als Kunde?
E-Mail-Adresse, Name, Kaufdatum und Bestellnummer. Mehr wird für den Downloadzugang nicht gebraucht.
Die Zahlungsabwicklung läuft über Stripe.
Antwort gefunden?
Dann sehen Sie sich den Planer selbst an. Die kostenlose Fassung verlangt keine E-Mail-Adresse, Premium nimmt Ihnen die wiederkehrende Handarbeit ab.