In fünf Schritten einsatzbereit

Die Datei freigeben

Excel behandelt Dateien aus dem Internet zunächst als „geschützte Ansicht" – Sie sehen den Inhalt, können aber nichts ändern und es rechnet nichts.

Rechtsklick auf die heruntergeladene Datei → Eigenschaften → unten „Zulassen" ankreuzen → OK. Danach öffnen.

Bei der Premium-Fassung kommt die Freigabe der Makros dazu, weil dort die Eingabemasken damit laufen. Das ist hier Schritt für Schritt beschrieben.

Bundesland eintragen

Wechseln Sie auf das Blatt Feiertage und wählen Sie oben das Bundesland Ihres Standorts. Ab diesem Moment stimmen die Feiertage – Ostern und alles, was daran hängt, wird ohnehin für jedes Jahr neu berechnet.

Mehrere Standorte? Dann lassen Sie den Standardwert stehen und wählen bei jedem Mitarbeiter einzeln das Bundesland. Die Feiertage und Ferien erscheinen dann zeilenweise passend.

Mitarbeiter anlegen

Die Datei kommt mit Beispielzeilen: einige Namen, verteilt auf die Teams Projektmanagement, Personal und Leitung. Diese Zeilen überschreiben Sie einfach.

Für weitere Personen fügen Sie Zeilen ein. Wichtig: Die Zeile mit der Beschriftung „Musterzeile (nicht löschen!)" muss bleiben – sie ist die Vorlage, aus der neue Zeilen ihre Formatierung und ihre Formeln bekommen.

In der Premium-Fassung machen Sie das nicht in der Tabelle, sondern über die Team- und Mitgliederverwaltung. Dort lassen sich Personen auch sortieren, umgruppieren und in großer Zahl auf einmal importieren.

Urlaubsanspruch hinterlegen

Tragen Sie je Person die Urlaubstage pro Jahr ein und, falls vorhanden, den Übertrag aus dem Vorjahr. Der Resturlaub rechnet sich ab da von selbst.

Teilzeitkräfte mit festen freien Wochentagen bilden Sie über die unternehmensweit freien Tage ab: Wer immer mittwochs frei hat, bekommt diesen Tag dauerhaft markiert, und er zählt nicht als Urlaub.

Planen

Jetzt tragen Sie in die Tageszellen die Kürzel aus der Legende ein – beantragter Urlaub, genehmigter Urlaub, halbe Tage, Krankheit, Sonderurlaub, sonstige Abwesenheit. Urlaubssperren gelten für alle und werden separat eingetragen.

In der Premium-Fassung lassen sich mehrere Zellen auf einmal füllen, was bei längeren Zeiträumen viel Zeit spart.